Die Welt wird digital – und mit ihr auch die Verwaltung unserer Dokumente. Paperless NGX bietet eine moderne, selbstgehostete und DSGVO-konforme Plattform für Unternehmen, die ihre Papierflut digital bändigen und gleichzeitig volle Kontrolle behalten möchten. Egal ob Kanzlei, Handwerksbetrieb oder Start-up – Paperless NGX passt sich flexibel an.
Was ist Paperless NGX?
Paperless NGX ist ein Open-Source-Dokumentenmanagementsystem (DMS), das aus dem ursprünglichen Projekt „Paperless-ng“ hervorgegangen ist. Es fokussiert sich auf eine intuitive Nutzerführung, moderne Technologien (wie Docker, OCR, Redis) und eine starke Community.
Im Gegensatz zu klassischen Cloudlösungen wie Dropbox oder Google Drive steht hier Selbstverwaltung, Datenschutz und Automatisierung im Vordergrund.
Vorteile von Paperless NGX
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Automatische OCR-Erkennung: Eingescannte Dokumente werden vollständig durchsuchbar
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Intelligentes Tagging: Machine Learning erkennt relevante Schlagwörter automatisch
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Benutzerfreundlich: Moderne UI, schnelle Suche, Drag & Drop Upload
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DSGVO-konform: Da komplett selbst gehostet, bleiben alle Daten in Ihrer Kontrolle
Datenschutz & Compliance
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DSGVO- und GoBD-konform
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Zugriffskontrolle für Benutzer und Gruppen
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Möglichkeit zur Verschlüsselung & Backup
Paperless NGX Funktionen im Überblick
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Dokumenten-Upload per Drag & Drop, E-Mail, API oder Watchfolder
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Barcode-Erkennung für Belegverarbeitung
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Tags, Metadaten und benutzerdefinierte Felder
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Filter- und Volltextsuche
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Unterstützt mehrere Benutzer, inkl. Rollen- und Rechteverwaltung
Intelligente Suche & Volltextindex
Mit Apache Tika und Tesseract OCR verarbeitet Paperless NGX auch handschriftlich gescannte PDFs und wandelt sie in durchsuchbare Dokumente um – ein Segen für Archive und Behörden.
Installation & Setup
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Systemanforderungen: Linux-Host oder NAS, Docker-Engine, 2+ CPU, 4–8 GB RAM
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Datenbankunterstützung: PostgreSQL oder MariaDB
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Docker-compose erleichtert das Setup enorm – ideal auch für kleinere IT-Teams.
OCR & Dokumentenerkennung
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Nutzt Tesseract OCR für Texterkennung
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Gotenberg & Unoconv für PDF-Konvertierung
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Unterstützt viele Sprachen und Textlayouts
Workflows & Automatisierung
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Automatischer Import aus Verzeichnissen (consume folders)
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Dokumente können basierend auf Inhalt oder Metadaten automatisch getaggt werden
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Regelbasierte Automatisierung von Abläufen
Benutzerverwaltung & Rechte
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Mehrbenutzerfähig mit rollenbasiertem Zugriff
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Einzelne Benutzer können nur bestimmte Dokumentengruppen einsehen
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Ideal für Unternehmen mit Datenschutzvorgaben
Hosting-Optionen
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Selbsthosting mit Docker auf eigenem Server oder NAS
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Alternativ: VPS-Hosting, z. B. über Netcup, Hetzner oder selfhosted.cloud
Sicherheit & Backup
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Tägliche Backups konfigurierbar
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Admin-Zugänge geschützt durch 2FA und sichere Passwörter
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Regelmäßige Updates über GitHub
Migration & Integration
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Datenmigration von Dropbox, ownCloud, Google Drive oder anderer DMS möglich
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API für externe Anbindungen (ERP, Buchhaltung, Cloud-Speicher)
Praxisbeispiele
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Rechtsanwälte & Steuerberater: GoBD-konforme digitale Akten
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Handwerksbetriebe & KMU: Schnellarchivierung von Rechnungen
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Freelancer & Selbstständige: Digitale Organisation von Projektdokumenten
❓ Häufige Fragen (FAQ)
1. Ist Paperless NGX kostenlos?
Ja, es ist komplett Open Source und ohne Lizenzgebühren nutzbar.
2. Unterstützt Paperless NGX mehrere Benutzer?
Ja, mit rollenbasierter Benutzerverwaltung.
3. Wie funktioniert die Dokumentenerkennung?
Durch OCR (Tesseract), Metadatenanalyse und maschinelles Tagging.
4. Kann ich E-Mails direkt verarbeiten?
Ja, über die IMAP-Funktion können E-Mail-Anhänge automatisch importiert werden.
5. Ist die Installation kompliziert?
Nein, mit Docker und Docker-Compose ist die Einrichtung in unter 30 Minuten möglich.
6. Ist Paperless NGX DSGVO-konform?
Ja, bei eigenem Hosting und entsprechender Konfiguration ist vollständige Konformität gegeben.
Fazit & Empfehlung
Paperless NGX ist nicht nur ein DMS – es ist ein zentraler Baustein für die digitale Transformation kleiner und mittlerer Unternehmen. Mit seiner Flexibilität, Sicherheit und starken Open-Source-Basis eignet es sich ideal für alle, die ihre Dokumente intelligent, effizient und gesetzeskonform verwalten möchten.